De invoering van de Omgevingswet (vanaf 2021) vraagt van de gemeente om haar gegevenshuishouding op orde te brengen. CORSTENS informatiearchitectuur en TELENGY Management & Advies spelen hierop in met een gerichte aanpak. Deze kent de volgende stappen:

1. Maken van een Quick Scan van de huidige situatie van de gemeentelijke gegevensverzamelingen, relaties, kwaliteit en eigenaarschap.
2. Uitwerken van de kaders voor data-architectuur en richtlijnen.
3. Opstellen van een gemeentelijke gegevensarchitectuur.
4. Opstellen van een plan van aanpak voor de implementatie van gegevensmanagement.

Wij kiezen voor een aanpak, waarvan de gehele gemeente profiteert: gegevensmanagement wordt ingevoerd ten behoeve van de Omgevingswet als MODEL voor gemeentebrede invoering. Dit gebeurt onder meer door bij de aanpak ten behoeve van de Omgevingswet al gegevensverzamelingen in andere domeinen in de beschouwing te betrekken. Om te beginnen aanpalende onderdelen van het fysieke domein, zoals Beheer Openbare Ruimte. Gegevensmanagement voor het omgevingsdomein wordt gezien als een specialisatie van gemeentelijk gegevensmanagement, of omgekeerd: gemeentelijk gegevensmanagement wordt gezien als een generalisatie van gegevensmanagement in het omgevingsdomein. In concreto betekent dit dat er een toespitsing plaatsvindt op:

• de thema’s, die relevant zijn voor de Omgevingswet en dus de informatiebehoefte bepalen, zoals ruimtegebruik, milieukwaliteit integraal, mobiliteit, bouw en aanleg, water, bodem, ondergrond, lucht, geluid, natuur, cultureel erfgoed, externe veiligheid, afval, energie en klimaat;
• de gemeentelijke taken in het kader van de Omgevingswet: vaststellen van de Omgevingsvisie, vaststellen van het Programma, vaststellen van Omgevingswaarden, vaststellen van het Omgevingsplan, vergunningverlening, toezicht & handhaving en monitoring & evaluatie;
• de betrokken gegevens: met name geo-gegevens over terreinen, wegen, bodem en ondergrond, bouwwerken, ruimtelijke indelingen en ruimtegebruik, maar ook ruimtelijke plannen en zaken, zoals omgevingsvergunningen en meldingen. In toenemende mate worden hierbij 3D GIS-, CAD- en BIM-modellen ingezet.

De volgende figuur geeft een schetsmatig beeld van een informatiearchitectuur voor het domein Omgevingswet binnen de gemeente.

Al deze elementen dienen te worden geïnventariseerd en beschreven, zodat ze ingevoegd kunnen worden in een gemeentelijk stelsel, dat aansluit op het DSO en te zijner tijd op de Common Ground van Nederlandse gemeenten. In de applicatielaag staat een ‘Gemeentelijk informatiestelsel Omgevingswet’ centraal. Dit is een geheel van mensen, functionaliteiten en processen, dat ervoor zorgt dat de Omgevingswet adequaat toegepast kan worden met inzet van bestaande of nieuwe applicaties.

WERKWIJZE

De aanpak wordt in overleg met de opdrachtgever uitgewerkt. Belangrijke elementen zijn:

• Goede voorbereiding, leidend tot reële wederzijdse verwachtingen, het beschikbaar stellen van relevante inventarisaties en documenten, de vaststelling van de lijst van betrokkenen binnen de organisatie en hun rollen in het project (sturen, werken, beoordelen, vaststellen) en het opzetten van de projectorganisatie.
• Opstellen van een globale gegevensarchitectuur, die stapsgewijs verfijnd wordt; hulpmiddelen hierbij zijn interviews en workshops; input komt onder meer uit GEMMA, de projectarchitectuur Omgevingswet, en Common Ground; aspecten die uitgewerkt worden:
  • vaststellen van functies van gegevensmanagement;
  • conceptueel model van de gegevens;
  • aan te houden principes en richtlijnen;
  • vaststellen van competenties en functionarissen; hierbij kan aangesloten worden bij de profielen volgens het landelijke systeem HR21;
  • bepalen van de in te zetten hulpmiddelen voor het beheersen van de gegevenskwaliteit;
  • organisatie: een voorstel voor de organisatorische inbedding van gegevensmanagement en de toedeling van de functies aan organisatorische eenheden met indicaties betreffende formatie en capaciteit.
• Quick scan: de huidige situatie m.b.t. gemeentelijke gegevensverzamelingen, relaties, kwaliteit en eigenaarschap wordt in kaart gebracht, geanalyseerd en beoordeeld. Hierbij wordt onderzoek gedaan naar de aanwezigheid in de gemeente van de bij de Omgevingswet betrokken bedrijfsobjecten en de eerste kwalificatie of de informatie digitaal, digitaal ongestructureerd, of analoog is. Hierbij worden ook openbare digitale gegevensverzamelingen zoals BAG, BGT, Ruimtelijkeplannen.nl, betrokken alsmede de kwaliteitsonderzoeken die door Geonovum uitgevoerd zijn, en er wordt een steekproef uitgevoerd van de consistentie van gegevens in de Landelijke (Basis)registraties met de lokale gegevens en aanwezige omgevingsdocumenten. Ook het aantal terugmeldingen op Basisgegevens wordt daarbij betrokken. De inventarisatie vindt plaats aan de hand van interviews en desk research. Bij de inventarisatie van gegevensstromen tussen applicaties en Landelijke Voorzieningen kunnen de gegevens in de GEMMA softwarecatalogus van de gemeente betrokken worden. De uitkomsten worden tevens vastgelegd in een Archimate-model, dat verder aangevuld en onderhouden kan worden door de gemeente.
• Gegevensarchitectuur. Het architectuurkader wordt verder verfijnd en er wordt een gegevensarchitectuur opgesteld: een beschrijving van de gegevensverzamelingen, de relevante kenmerken ervan en de onderlinge relaties. Daarbij wordt prioriteit gegeven aan de gegevens, die bij de invoering in 2021 paraat moeten zijn. Belangrijke aspecten zijn:
  • de inrichting van een gemeentelijke samenhangende informatievoorziening voor de Omgevingswet (een ‘gemeentelijk stelsel Omgevingswet’);
  • samenhang van de gemeentelijke voorzieningen met het DSO;
  • samenhang van de gemeentelijke voorzieningen met Common Ground Nederlandse gemeenten;
  • globaal objectmodel;
  • kwaliteitseisen aan de gegevens;
  • inrichting van het gegevensmanagement;
  • uitgangspunten voor technische uitwerking.
• Koppelen van data en applicaties

Vanuit de gemeentelijke taken in het kader van de Omgevingswet zullen informatiefuncties gespecificeerd worden inclusief de relatie met het DSO. Deze informatiefuncties creëren, onderhouden en gebruiken gegevens. Er zal een matrix opgesteld worden van de relaties informatiefuncties-gegevens. Vervolgens moet een relatie gelegd worden met de bestaande of nieuwe applicaties. Nieuwe applicaties die de Omgevingswet ondersteunen beginnen stapsgewijs bekend te worden. Suggestie is om op basis van reeds op GEMMA-Online gedefinieerde functionele eisen bij de huidige softwareleveranciers te verifiëren in welke mate de reeds in gebruik zijnde applicaties gaan evolueren en verder de markt te verkennen en een aanbestedingsproject voor de Omgevingswet te definiëren.

• Standaarden en regelgeving

Tenslotte worden de toe te passen standaarden en regelgeving samengevat met hun relaties naar gegevensverzamelingen en interactie tussen processen / applicaties, en worden aanbevelingen geformuleerd voor het toezicht op de juiste toepassing van standaarden en regelgeving.

PLAN VAN AANPAK VOOR DE IMPLEMENTATIE

Op basis van de resultaten van de inventarisaties, analyses en ontwerpen zal een plan van aanpak opgesteld worden voor de implementatie van gegevensmanagement voor het domein Omgevingswet. Onderdelen hiervan zijn de beschrijving van inrichting , processen en beheer. Hierin worden uitgewerkt: doelgroepen (bronhouders, afnemers), activiteiten, prioriteiten, inspanning en doorlooptijden, planning, organisatie, formatie en financiële consequenties.

RESULTAAT

De bevindingen worden in een rapportage opgeleverd waarbij tevens een (Archimate) architectuurmodel wordt meegeleverd met de huidige situatie en de doelarchitectuur Omgevingswet zoals beschikbaar op GEMMA Online en in de GEMMA Softwarecatalogus. Deelresultaten worden tussentijds afgestemd. Gedurende de uitvoering in de benoemde onderdelen vindt er regelmatig terugkoppeling plaats over de bevindingen. Er wordt gebruik gemaakt van de handreikingen en andere hulpmiddelen die onder andere vanuit VNG-Realisatie beschikbaar zijn voor gemeenten.

SAMENWERKING

Interne medewerkers en externe adviseurs werken nauw samen in een projectgroep met duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden met betrekking tot planning en bewaking van de werkzaamheden, het creëren van draagvlak voor tactisch gegevensmanagement bij medewerkers en management van de gemeente, zorgdragen voor de benodigde capaciteit, voorbereiding besluitvorming door management en gemeentebestuur, bewaken van voortgang en kwaliteit van het project, adviseren van management en bestuur van de gemeente, overdracht van de resultaten aan het gemeentelijk apparaat en het bepalen en bewaken van de methodologie en standaarden.

Nadere informatie:

CORSTENS informatiearchitectuur: Hein Corstens, hein@corstens.nl,

06 5538 2288, www.corstens.nl

TELENGY Management & Advies: Dirk Moree, d.moree@telengy.nl,

06 5204 3145, www.telengy.nl

PDF document